Tutorial menggunakan Fasilitas Mail Merge Microsoft word dalam membuat surat masal

Tutorial menggunakan Fasilitas Mail Merge Microsoft word dalam membuat surat masal

Dalam membuat surat masal kita memerlukan dua dokumen yang akan digabungkan yaitu MASTER SURAT dan DATA SOURCE, sebagai contoh pembuatan surat masal ikutilah langkah pembuatan surat masal sebagai berikut :

A      Membuat Master Surat

Ketiklah daskah dokumen di bawah ini :

PERINTIS USAHA MUDA BERKARYA

Jl. Raya Kanci Kulon No. 48 Astanajapura

CIREBON.

Cirebon, 1 April 2010

Kepada :

Sdr. <<namapelamar>>

<<alamatpelamar>>

<<kota>>

Yang terhormat sdr. <<namapelamar>>

Berkenan dengan surat lamaran saudara untuk mengisi jabatan <<jabatan>>, sudilah kiranya saudara datang ke kantor PERINTIS USAHA MUDA BERKARYA di Jl. Raya Kanci Kulon No. 48 Astanajapura Cirebon pada <<haritanggaljam>>, menemui Bapak Ali Usman.

Mohon konfirmasi kedatangan saudara terlebih dahulu melalui telepon ke 0231-510626.

      Hormat kami,

Muhamad Fadhiil Ali

Manager Personalia

Stelah selesai simpan dengan nama Latihan Mail 1

B       Membuat Data Source

Setelah anda mengetik/membuat master surat langkah selanjutnya adalah membuat Data Source, untukk membuat Data Source ikutilah langkah – langkah berikut :

1.      Anda Buka / Buat dokumen bau dengan meng-klik menu File- New atau Klik Ikon New [].

2.      Setelah dokumen baru terbuka buatlah tabel seperti di bawah ini dengan mengklik menu Table à Insert à Table

3.      Isikan Number of colomns dengan nilai 5 dan Number of row dengan nilai 6

4.      Klik OK

5.      contoh : Isikan data seperti pada Tabel dibawah ini

namapelamar	alamatpelamar	Kota	jabatan	Haritanggaljam
HERI SUKMAJAYA	Jl. Taman Siswa 616	Cirebon	Setting and Lay ot Designer	Senin, 11 April 2010 Jam 10.00 WIB
AYU PERMATA	Jl. Kartini Gg. Sukadani 57	Jakata	Manager Quality	Selasa, 12 April 2010 Jam 10.00 WIB
RAJA KANCA	Jl.Moh Yamin No 7	Jakarta	Marketing	Rabu, 13 April 2010 Jam 10.00 WIB
BUDI SUDARSONO	Jl. Hadi Sucipto No 16	Majalengka	Drafter AutoCad	Kamis, 14 April 2010 Jam 10.00 WIB
HARIYANTO	Jalan Kertajasa No. 87	Semarang	Setting and Lay ot Designer	Senin, 11 April 2010 Jam 13.00 WIB

6.      Setelah selesai simpanlah dokumen dengan nama Latihan Mail 1 Data

7.      Tutup dokumen Latihan Mail 1 Data.

C      Menggabungkan Master dan Data Source

Setelah kedua dokumen kita buat langkah berikutnya adalah menggabungkan kedua dokumen tersebut, cara menggabungkan Master dan Data Source ikutilah langkah – langkah berikut :

Ø  Buka dokumen Latihan 1 Mail

Aktifkan Toolbar Mail Merger dengan cara klik kanan pada lajur Menu beri Centang [Ö] Mail Merger.

Ø  Buka Data Source dengan mengklik ikon Open Data Source, akan tampil Kotak Dialog Data Source, tentukan look in tempat Data Source tersimpan, lalu pilih Latihan Mail 1 Data dan Klik Open

Ø  Masukan Fields ke dalam master surat dengan cara Klik icon Insert Merge Fields, kemudian akan tampil kotak dialog Insert Merge Field, masukan fields-fileds tersebut pada posisinya dengan cara Klik Fields kemudian Klik Insert.

Ø  Untuk melihat hasil Merger Klik ikon View Merged Data

Ø  Apabila anda ingin melihat record yang lain anda dapat meng-Klik ikon Navigasi Record.

7.2.    AutoShapes

Dokumen yang kita buat kadang-kadang memerlukan beberapa tambilan AutoShapes untuk mempercantik tampilan ataupun sebagai komponen utama dalam dokumen kita.

Cara menggunakan AutoShapes :

1.      Aktifkan terlebih dahulu Toolbar Drawing dengan cara klik kanan pada lajur Menu beri Centang [Ö] Drawing atau dengan mengklik ikon Drawing [] pada Toolbar Standar

2.      Pilih jenis AutoShapes yang anda inginkan dengan cara mengklik ikon Autoshapes pada Toolbar Drawing setelah terpilih Klik dan Drag pada lembar kerja.

3.      Untuk membuat Garis, Arrow, Rectalngle, Oval caranya sama seperti membuat AutoShapes.

4.      Apabila ingin memasukan teks pada AutoShapes, Klik AutoShapes yang telah kita buat setelah muncul Node kita Klik Kanan pada AutoShapes tersebut dan Klik Edit Text, atau dengan cara mengklik ikon Text Box [] dan Klik di AutoShapes yang akan diisi teks.

silakan baca disini